【转载】如何清晰地表达信息

悠悠 2022-12-28 06:11 75阅读 0赞

作为一名IT人，即使有结构化的思维方式，但通常也缺少结构化的表达方式，这里分享一个非常好的实用技巧，教你怎么快速提升表达和组织能力，让领导眼前一亮，让工作更好的开展。

### **【常见的表达误区】** ###

首先，想象一个场景，在一个会议上，我来向你汇报某个新产品的进展情况，我是这样说的：

> “这个产品的搜索指数是排在前几名的，尤其是前期的广告费用分配很合理，官网的流量也非常大。目前市面上的激活码特别抢手，上线活动的运营方案准备得也非常充分。总之，我认为这个产品将非常成功，现在媒体报道也非常多，我建议加大研发力度。而且经过对测试用户的测试，用户留存率高。另外，这款产品的代言人是‘欧巴’，传播效率会非常好。”

听完这个汇报，你有什么感受？乱吗？没错，乱就对了。而且不要急着嘲笑这个汇报的人，你仔细想一想，这种表达方式是不是在我们日常工作中经常会碰到？

总有人拉着你，说呀说，说呀说，好像每条信息都对，但他说了半天，你就是不知道他到底想说什么。原因其实挺简单的，他们的表达没有结构。

那下面，我就基于这个场景教你如何运用结构化思维来清晰地表达你的所思所想。

首先，我们来分析一下，你为什么会觉得这次汇报很乱呢？ 实际上，我们总说，“不知道你想说什么”，意思其实是，“**不知道你的结论是什么**”。

刚刚在我的工作汇报中，其实是有结论的。我的结论是，“我认为这是一个非常成功的产品，需要加大研发力度。”

那为什么你没能听出来呢？因为我没有在一开始的时候就告诉你。所以在听我汇报的时候，你必须时时刻刻来分析和筛选我想讲的细节，来判断我的结论到底是什么。更何况，我给你的细节还是一大段非常琐碎的罗列，也没有什么规律，连记都记不住，就别说听懂了。

其实，我刚刚说的这些信息都是有规律可循的。比如，“产品的激活码抢手”，“试用用户留存率高”，这些都是销售方面的。再比如说，广告费用、媒体传播、代言人，这些是营销方面。最后，上线活动这些，其实是运营方面的。

我这样给你归纳了一下，是不是感觉这些细节不像我汇报的那么复杂了？ 所以，为什么我的汇报让你听不懂，就是因为**开头没结论，细节之间没有分类，话与话之间还没有联系。  **

### **【清晰表达四原则】** ###

想要做到让人听懂，其实同样是有套路的。我把这个套路简称为 “论、证、类、比” 四个原则。接下来我一个一个讲给你听。

> 1.  第一个原则，论。也就是结论先行。 一次表达只支持一个思想，最好能够出现在开头，这叫结论先行。
> 2.  第二个原则，证。也就是以上统下。 说的是，任何一个层次的要点都必须是它下一个层次要点的总结概括，直到最后一个层级的内容是客观事实或数据为止。
> 3.  第三个原则叫类，也就是归类分组。 就是每一组要点必须要属于同一个范畴。
> 4.  第四个原则叫比，也就是逻辑递进。 所以每个要点都需要按照一定的逻辑顺序进行排列。

结合这四个原则，我们再重新汇报一次，就变成：

“我认为这个产品将成为非常成功的产品，可以继续加大研发力度。原因有三点：

第一，在销售方面，用户数据非常乐观。比如，用户有效产品激活码为3万多个；试用用户的留存率为80%。  
第二，在营销方面，市场热度非常高，由于前期投入大幅度的广告费用，还请了欧巴代言，所以我们的产品搜索指数在一周内也排在前五名，吸引了30多家媒体的报道。  
第三，在运营方面，这次准备更加充分，上线的活动方案已经准备好，只差执行了。”

最后，如果你为了加强听众的印象，还可以再强化一下结论，“我们一定要在研发力度上再加把劲，帮咱们这个产品在市场上获得更大的成功。”这样是不是清晰了很多。

没错，**有结构的表达就是以结论为开头，层层论证结论，最后再强化结论的过程。**

其实，你仔细想一下就会发现，这个表达的结构同样符合我们的**金字塔结构**：

纵向上，顶层是总结论，然后支撑结论的要点要层层下分，直到客观事实跟数据；横向上，每一组要点都有一定的规律和分类，彼此也是有逻辑关系的。

而且，有了这样一张结构图以后，你会发现你可以在任何短的时间内把一件事说清，说全，只是深入的程度不同而已。

举个例子，比如：

你只有一秒钟或两秒钟的时间，你只需要说结论就可以了，“我们这个产品会成功，要加大研发力度。”  
那如果你有一分钟呢？就可以说到金字塔结构的第二层，“我这个产品会成功要加大研发力度，原因有三点：（1）销售方面，用户数据非常乐观；（2）营销方面，市场热度非常高；（3）运营方面，这次准备更加充分。”  
那么如果你有两到三分钟呢？就可以按照我们刚刚给的完整版来说了。

所以，我们说如果给你30秒钟的时间，你要是说不清楚一件事，那么给你30分钟，给你半天，我们认为你也未必能说清楚。为什么？你的表达没有结构，没有重点。

![watermark_type_ZmFuZ3poZW5naGVpdGk_shadow_10_text_aHR0cHM6Ly9ibG9nLmNzZG4ubmV0L3pob25nZ3VvbWFv_size_16_color_FFFFFF_t_70][] 图为“论、证、类、比”的金字塔结构图

###    **【重要的事情说三点】** ###

结构化的表达是可以被训练的。我教你一个简单的训练方法，叫“**重要的事情说三点**”。

不知道你有没有发现，领导讲话都喜欢说三点。因为“三”是一个特别神奇的数字，它可以帮我们用最简单的结构把问题表述清楚，一太少，二不够，三正好。

当对方向你提问的时候，如果你可以立刻回答出有三点，一定可以给对方留下脑子很快的印象。

你不要认为这件事情很简单，一个人能够准确地将事情概括为三点，一定具备对信息快速归纳、整理和提炼的能力。你不信的话，轮到你发言的时候，你可以试一下。

比如你说，“关于这事我有以下三点看法”。说完会有几种情况呢？

> 第一种情况，正好说三点。  
> 第二种情况，说完两点以后就没有了。你只能说，我再强调一下第二点。  
> 第三种情况，说完三点以后，发现还有两点特别重要，你是说还是不说吧，你只能说我再补充两点。

所以，可以一开始就说三点，而且最后正好说三点。这件事看似简单，其实背后隐藏着非常强的结构化思考能力：

首先，你要给出个结论；  
然后，再给出支撑这个结论的三个理由。它们之间还要符合“**论证类比**”的原则。

比如，当我们在说一些逻辑性非常强的话题的时候，对话题的把握就要非常周密：

横向上要符合“类”和“比”，话题不能有遗漏和疏忽，还要有先后次序；纵向上，要符合“论”和“证”，挖掘思考的深度。

这都是非常考验大脑对信息处理功力的，更何况你还用三点把整个事情说清楚了。

想要做到这样的话，还需要配合大量的训练。最简单的建议就是， 在生活和工作当中，任何人问你问题，你都可以尝试着用三点来回答。 不管你是不是真的想到了具体的内容，总之先说出有三点，然后再一边解释，一边思考具体内容。

相信我，实践了三点法则以后，周围的人就会立刻对你产生变化，因为你的表达方式不仅变得自然有逻辑，而且还非常干净利索。

结构化思维可不仅仅是一种思维方式，它更是一种透过结构看世界的视角。

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