word 使用技巧记录

绝地灬酷狼 2022-11-24 11:29 288阅读 0赞

**1 . 定字体样式，批量调整**

确定正文的字体、大小、间距，这操作非常常见。如果没有进行特殊设置，默认输入的文字按照正文样式进行排版，因此只需要对正文样式进行修改，就可以完成所有正文文字的修改，一劳永逸，而不是手动选择每段文字重复操作大小和首行缩进等，你累，鼠标比你还累！

正文样式修改：【开始】-【样式】-【正文】右击【修改】-【格式】，关于字体和段落的修改都在里面。

![format_png][]

其中，字体可以对中文、英文进行分别自定义，但有时英文、数字还是默认中文字体样式，可采用全选文字，选择英文字体样式如times new roman，英文和数字就自动调整，中文样式不变。

段落经常要首行缩进2字符，是在【段落】-【特殊格式】-【首行缩进2字符】，不要再敲击空格键4次了（自己脑补画面）。

顺便梳理一下段落中缩进、段间距、行间距的区别（点击查看大图）。缩进非常容易理解与调整，搞清楚间距这个概念，当间距过大时，就知道是调整段间距还是行间距了。

![format_png 1][]

**2 . 定各级标题样式，自动编号**

让不同文字呈现层级结构，只需要选中文字，选择【开始】-【样式】中标题1、标题2、标题3。问题是，如何自动实现一级标题1、2、3，二级标题1.1、1.2、1.3的编号？

在开始段落菜单栏找到【多级列表】-【定义新的列表样式】-【格式】-【编号】-【更多】点击要修改的级别1，将级别链接到样式【标题1】。同理，级别2-标题2，级别3-标题3，通常到5级标题就差不多完全够用了。

![format_png 2][]

自动编号设置完成后，如何使用？选中文字，选择【样式】标题1、标题2，对应就是已经编好号的一级标题，二级标题了。

**3 . 定框架，生成目录**

一旦各级标题都确定了标题样式，那么生成目录是水到渠成的事情。如果没有将文字对应到标题1、2、3的样式，你的目录是不能自动生成的。【引用】-【目录】-选择手动目录or自动目录or自定义目录。

建议在浏览文章结构时，打开文档导航窗格，【视图】-【显示】-勾选【导航窗格】，好处多多：

更利于快速浏览与定位

多级标题修改，通过右击选择【升级】【降级】【删除】可快速完成修改，特别章节内容较多，手动删除麻烦，直接在导航窗格删除，轻松搞定。

鼠标拖动该级标题，实现整块内容迅速移动。

**4 .  定页眉页脚，格式自定义**

大家都知道页眉通常写项目名称or公司名称or公司logo，页脚肯定要编页码。那么你肯定遇到过这个问题：删除页眉后，如何去除困扰你许久的页眉上的横线？

方法一：选中横线设置【开始】-【字体】-【清除格式】

![format_png 3][]

方法二：选中横线设置【开始】-【段落】-【无框线】

![format_png 4][]

注意：一定要先选中横线部分，不然不起作用。

![format_png 5][]

领导说，封面怎么会有页码，去掉！目录要用罗马格式，正文从1开始用阿拉伯数字，要专业一点，赶紧改。。。。。。

首先，我们要知道分节符这个功能，分节符可让不同章节格式不同。

封面不要页码，目录用罗马编号：

第一步：分别在封面与目录、目录与正文之间插入分节符。【页面布局】-【分隔符】-【分节符】-【下一页】

如何查看分节符有没有插入成功？双击页眉或页脚，可以看到封面是第1节、目录是第2节、正文是第3节，说明分节成功。

第二步：双击目录的页脚，点击取消【链接到前一条页眉】，这一步很关键，如果不取消链接，封面与目录页码有无保持同步。那么无论在封面还是目录插入页码，将同时有页码。当删除封面页码时，目录页码也会同步随着消失。

第三步：在目录页脚位置插入页码，并设置页码格式。编号格式设置为罗马格式，起始页码为1，目录页码完成，此时看到封面没有页码。

![format_png 6][]

正文从1开始用阿拉伯数字：这个就简单了，设置页码格式就行了。上图中【编号格式】选择为1,2,3...

这里补充说明一下分页符和分节符的区别。从字面就可以清晰的理解：

分页符

主要用于用户手动分页，比如标书中商务部分插入公司资质图片，希望每页一张图片，就采用插入分页符的方式，比手动回车到下一空白页更省时省力。通常word在到达页的结尾自动插入分页符。自动分页符不能够删除。自己插入的手动分页符可以删除，直接【backspace】or【delete】。

分节符

使用分节符是可以看成将文章划分为不同的部分，便于调整各个部分的格式如页眉页脚、纸张横版竖版。如果删除分节符，要注意页眉页脚的变化。删除分节符的方法直接在上一节末尾，按【delete】。

**5 . 定图表编号，自动更新**

有时候写材料为了支撑选题的重要性，需要到处搜罗图表趋势材料，绘制功能架构图等，导致插入图表过多，但又怕编号后有变动，带来的工作量巨大，因此直接放弃对图表的编号。统统以见下表、如下图所示的表示，这是一种偷懒的做法，并不鼓励，掌握了如何图表编号后自动更新的功能，你体现出的专业性也更多了一些，而且并没有浪费你许多时间。

第一步：建立规则  【引用】-【插入题注】-【新建标签】-输入【图1-】

![format_png 7][]

第二步：自动插入图表编号 【引用】-【插入题注】-【确定】，不用新建标签，已完成自动编号。

至此完成图片自动编号，表格操作类似。接下来如何在文章中引用图表编号。

第三步：段落中引用图表编号 【引用】-【交叉引用】-选择【引用类型】图1-类别，可以看到相关图表编号，选择即可。

![format_png 8][]

修改自动更新：当图表新增或者删除后，后面图表编号和引用位置不会同步更新。解决方法是：ctrl+a选中全文，按f9（更新域）完成编号自动更新。当引用图表删除后，引用位置出现【错误！未找到引用源】，可通过查找批量删除。

最后插一句，在阅读行业白皮书、分析报告经常看到文章最后有图表的附录，如果图表建立编号后，可轻松实现：【引用】-【插入表目录】搞定！

[format_png]: /images/20221124/4c69619f7afe4b12bae649b317360dd2.png
[format_png 1]: /images/20221124/f33ce022a02b4a6fa0d6d258845cc4a8.png
[format_png 2]: /images/20221124/48a36dd5062647f383e08799203fdadc.png
[format_png 3]: /images/20221124/54cd1c7aeb1f4fd2a7dc953b3b89b888.png
[format_png 4]: /images/20221124/7da54007fbba4a83be9c18c83240d656.png
[format_png 5]: /images/20221124/c7e80c6ba28c408d933da1ef3d96e777.png
[format_png 6]: /images/20221124/a0b50035a3bb430c9340292bf5a373b7.png
[format_png 7]: /images/20221124/d0e0c775a212442fb60a65f837c2d06b.png
[format_png 8]: /images/20221124/fa38835f9c6f431a87df0ec53c5e6893.png